Archiwizacja danych: co to jest i na czym polega?
Archiwizacja danych (ang. data archiving) polega na przeniesieniu ich w inne miejsce w pamięci masowej, w celu ich długotrwałego przechowywania. Często mylone z kopią bezpieczeństwa. W procesie archiwizacji danych dane starsze, mniej używane przenoszone są na wolniejsze, tańsze nośniki danych. Czynność ta, podobnie jak tworzenie backupu (z którym niekiedy mylona jest archiwizacja danych), również polega na skopiowaniu danych na inny nośnik, jednak – w przeciwieństwie do tworzenia kopii zapasowej – skutkuje tym, że zostaną one usunięte z pierwotnej lokacji.
Archiwizacja danych w firmie: cele
Generowanie coraz większej ilości danych może nieść za sobą trudności w zarządzaniu nimi i ich wyszukiwaniu. Dane, które są rzadko wyszukiwane, a zatem niepotrzebne, podlegają archiwizacji, która ma przede wszystkim służyć optymalizacji wykorzystania głównych zasobów dyskowych w systemie informatycznym. Dane przenoszone są na bezpieczne i wytrzymałe, ale tańsze nośniki, na których zostaną odpowiednio skatalogowane – na tym właśnie polega archiwizacja danych.
Rekomenduje się, aby archiwizacja danych w firmie była prowadzona w określonym z góry harmonogramem np. zgodnie z ustalonymi parametrami (okres archiwizacji, czas retencji danych, uprawnienia zapis/odczyt archiwum). Archiwizowane dane również mogą być backupowane.
Poprawna archiwizacja danych: jak archiwizować dane?
Jak archiwizować dane? Odpowiedź na to pytanie jest wbrew pozorom prosta. Przede wszystkim archiwizacja danych powinna być prowadzona regularnie. Warto też mieć świadomość, że archiwizowane dane powinny być zapisywane w mniejszym rozmiarze, czyli kompresowane. Przygotowanie archiwizacji danych czynności powinno obejmować określenie które z zapisywanych danych zarchiwizujemy. Mówiąc innymi słowy, chodzi o określenie które z danych poddamy archiwizacji, a także wskazanie jak długo chcemy je przechowywać oraz w jaki sposób umożliwiamy do nich dostęp innym, gdyby jednak okazało się, że są komuś potrzebne. Archiwizacja danych może zostać dokonana m.in. poprzez:
- pocztę elektronicznej (zwłaszcza w przypadku prowadzenia cyfrowego obiegu dokumentów),
- gromadzenie zawartości strony internetowej,
- tworzenie baz danych.
Warto wiedzieć, że archiwizacja danych może odbywać się według wielu metod – bywają różnorodne, a ich dobór powinien być przede wszystkim determinowany potrzebami, zakładanymi kosztami, jakie dana firma chce i może przeznaczyć na ten cel, a także rodzajem systemu oraz oprogramowania, jakim dysponujemy.